“Fraude door werknemers: Bent u al bedrogen?”

Met deze vraag verwelkomde HDP & AristA op donderdag 14 mei meer dan 30 toehoorders op hun seminarie in het Novotel te Leuven.

Bij het overlopen van de aanwezigheidslijst bleek dat de accountants en de fiscalisten zeer sterk vertegenwoordigd waren, maar dat ook geïnteresseerden uit de schrijnwerksector, de advocatuur, de telemarketing, de verzorgingssector, de brouwerijsector en de cateringservices hun weg naar Leuven hadden gevonden.

Uitgangspunt voor het seminarie was het online onderzoek naar fraude van HDP & AristA in februari-maart 2009 waaruit bleek dat 86% van de ondervraagde ondernemingen al eens met fraude geconfronteerd werd.

Het seminarie werd in goede banen geleid door drie sprekers, waarna er een panelgesprek volgde.

De eerste spreker was Peggy Matthys, Advertising & Sales Promotion Manager HDP & AristA. Zij analyseerde de resultaten van het fraude-onderzoek dat werd uitgevoerd bij 1.325 werkgevers en werknemers. Uit de analyse kunnen volgende punten onthouden worden:

• alle categorieën van bedrijven hebben met fraude te maken, zowel grote multinationals als kleine kmo’s waarin de werkgever zijn werknemers persoonlijk kent;
• de meest voorkomende vormen van fraude zijn: misbruik van internet, misbruik van persoonlijke e-mailberichten, diefstal van kantoormateriaal, ongeoorloofde toegang tot vertrouwelijke informatie, valse cv’s of diploma’s en bedrieglijke onkostennota’s;
• werknemers zullen vooral overgaan tot het plegen van fraude wanneer er een gebrek aan werk is, wanneer ze weten dat er geen controle is, wanneer ze de onderneming verlaten en wanneer ze zich niet voldoende (financieel) geapprecieerd voelen.

Daarna kwam Johan Lemmens, managing director Alaska (accountancy, audit en advies) aan het woord. Aan de hand van zes cartoons gaf hij praktische tips, modellen en checklists voor fraudepreventie en -beleid. Reeds van in het begin probeerde hij zijn publiek duidelijk te maken dat fraude een wijdverspreid, veelvormig fenomeen is dat in geen enkele onderneming mag onderschat worden. Vooral de vergelijking van fraude met een koekoek, die als broedparasiet zijn eieren in een andere soort zijn nest legt en zijn jongen ook door die andere soort laat voeden en verzorgen, bleef hangen. Hij hamerde erop dat eerlijkheid, loyaliteit en ethisch-maatschappelijk verantwoord gedrag de absolute basis zijn om een onderneming fraudevrij te houden. Verder besprak hij enkele maatregelen die kunnen bijdragen aan een efficiënt fraudebeleid: het identificeren van de kwetsbare gebieden en activiteiten, het opmerken en verwerken van fraudesignalen, het opstellen van interne controlemaatregelen en -procedures en het duidelijk communiceren van policies en gedragscodes, die gesanctioneerd worden bij overtreding.

De laatste spreker was Kristof Vandermeerssche, Legal Consult bij HDP & AristA. Hij had het over twee controlemiddelen die werkgevers de kans geven om fraude bij hun werknemers te voorkomen of op te merken: camerabewaking en het inzetten van track and tracesystemen. Wat de camerabewaking betreft, werd er verwezen naar CAO nr. 68 van 16 juni 1998 die de modaliteiten van de camerabewaking vastlegt. Interessant was dat niet alleen de CAO zelf besproken werd (finaliteitsprincipe, proportionaliteitsprincipe en informatie- en consultatieverplichting), maar dat de spreker ook zeer goed op de hoogte was van de arresten van het Hof van Cassatie (onwettig verkregen bewijs) en hij de aanwezigen de nodige praktische tips meegaf (bijlage aan arbeidsreglement toevoegen, steeds duidelijk informeren van de werknemers). Ook bij de bespreking van track and trace (GPS volgsysteem waardoor de werkgever op ieder ogenblik kan weten waar zijn werknemer zich bevindt met de bedrijfswagen), waarvoor nog geen specifieke reglementering bestaat, verwees de spreker zeer duidelijk naar de privacywet, de Europese context, de adviezen van de werkgroep en het wetsvoorstel dat hieromtrent is ingediend.

De namiddag werd afgesloten met een panelgesprek. Het panel bestond uit: Johan Lemmens, Kristof Vandermeerssche, Koen Albers (voorzitter van ACFE, Association of Certified Fraud Examiners) en Kristof Sallet (advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht bij het kantoor Cottyn). Tijdens het gesprek werden zowel de netjes voorbereide vragen, die hun meerwaarde bleken te hebben, als de vragen uit de zaal vakkundig beantwoord door de verschillende panelleden. Als enige minpunt kan misschien worden vermeld dat er alleen werkgevers aanwezig waren, zodat controle door de werkgever veel meer aandacht kreeg dan de privacy van de werknemer.

Tot slot werden ook nog enkele exemplaren van de fraudecodex verloot en gaven de sprekers nog enkele goedkope tips voor wie in deze tijden van crisis fraude in zijn bedrijf wil voorkomen of aanpakken:

• controle is belangrijk, maar perceptie van controle is nog belangrijker;
• informeer je werknemers steeds voldoende over de controlemaatregelen die je gaat nemen. Na verloop van tijd zal een malafide werknemer opnieuw in zijn oude gewoontes vervallen en zal hij door de mand vallen;
• sociale controle is zeer belangrijk: richt de schermen van de pc’s van je werknemers op die manier dat de collega’s er zicht op hebben en overweeg landschapsbureaus;
• blokkeer websites die niet werkgerelateerd zijn;
• zorg voor frequente voorraadcontroles.

Ben Kerckx
Redacteur

Zoekt u een opleiding waar u leert om fraude te vookomen? Surf naar www.klu.be/vepronb!